Via een collega kwam ik onlangs in aanraking met Infominds, een onderneming die een goed product op de markt heeft gebracht. Althans, dat is mijn mening en bij ons bedrijf werkt het goed, wij waren nooit zo goed in het archiveren en opslaan van documenten voor de lange termijn. Hierdoor gebeurde het bij ons regelmatig dat wij veel tijd kwijt waren aan het zoeken naar stukken die wij ergens hadden opgeslagen, maar niet zo gemakkelijk meer konden terugvinden. Dat kwam ook doordat e-mails vroeg of laat verwijderd worden, al dan niet op automatische basis. Dit zijn zogeheten delivery documents.

Sorteren, opslaan en terugvinden

Om dit te voorkomen hebben wij onlangs contact opgenomen met Infominds die een systeem hebben ontwikkeld waarmee zelfs wij gemakkelijk kunnen archiveren. Het systeem sorteert automatisch alles wat wordt opgeslagen en welk versie dat is, zodat het niet meer hoeft voor te komen dat meerdere collega’s in hetzelfde bestand werken waardoor er sprake is van conflicted copies zodra zij opslaan.

Het systeem werkt ook goed als wij een oude e-mail zoeken in onze mailbox, maar niet meer weten waar deze te vinden is. In een bedrijf als de onze krijg je tientallen mails per week, wat met de hand archiveren een tijdrovende klus zou maken. Gelukkig hoeft dat nu niet meer, dankzij de tip die mijn collega kreeg over Infominds.