Hengelo – 30-08-2013,
De gemeente Zaanstad in Noord-Holland heeft bijna 150.000 inwoners op een oppervlakte van meer dan 83 km2. De gemeente Zaanstad bestaat uit de plaatsen Assendelft, Koog aan de Zaan, Krommenie, West-Knollendam, Westzaan, Wormerveer, Zaandam en Zaandijk.
Team manager proces- en informatiemanagement Mark Smit begon in 2011 aan een verandertraject met als doel het verbeteren van de interne informatievoorziening van gemeente Zaanstad. Hij schreef een business case op verzoek van een interim directeur, die inzag in dat het rapporteren van budgetten naar de 120 managers van de organisatie een te arbeidsintensief, duur en traag proces was. Daarbij was de gerapporteerde informatie niet up-to-date en foutgevoelig. In totaal 36 systeemmedewerkers werkten in back-office applicaties als SAP Crystal Reports en Excel aan budgetrapportages, waarbij soms wel maanden duurde voordat deze rapportages daadwerkelijk werden vervaardigd, geanalyseerd en ingezet.
Mark Smit: “Er was vraag naar een dynamische, real-time rapporteeromgeving, omdat de gemeente Zaanstad kampte met bezuinigingen van 10%. We werden genoodzaakt om de processen en de dienstverlening van onze organisatie zakelijker en commerciëler te maken. Financiën moesten op meerdere niveaus inzichtelijk zijn en de rapportages actueler. Informatieverslaggeving over de hoogte en het verbruik van budgetten per afdeling, kwam met de oude systemen maar eens per half jaar. Ook de cijfers over het personeelsbestand en het ziekteverzuim moesten toegankelijker worden. Tenslotte moesten we de efficiëntie van de processen van onze dienstverlening kunnen inzien ter verbetering.”
QlikView Business Discovery voor het financiële systeem
Het in gebruik nemen van QlikView begon bij financiën. Managers zagen het zoeken naar een Business Intelligence oplossing als een lastig vraagstuk, ook door de miljoenenprojecten die dikwijls mislukten en in het nieuws kwamen. Vanuit mijn marktverkenning doelstellingen initieerde ik met mijn IT-team een onderzoek naar Business Intelligence tools. De grote jongens in de markt waren hierbij erg duur. Daarom besloot ik om met de beter geprijsde oplossing QlikView in zee te gaan die met het Business Discovery platform ‘Seeing is believing’ beloofde.
Inzicht in nieuwe processen binnen 3 maanden
“Naast het financiële gedeelte was het een uitdaging om de processen van onze dienstverlening in kaart te brengen. Hoe snel wordt bijvoorbeeld een paspoort uitgegeven? En hoeveel werk wordt er precies door personeelsleden verzet? Omdat processen wel 5 of 6 afdelingen passeerden, wilden wij weten waar het werk bleef hangen. En nu hebben we applicaties die dit soort stuurinformatie bevatten, die met de hulp van Elite QlikView solution provider Victa in minder dan 10 dagen worden gemaakt.
Het personeelsbestand tot in de details bekeken
Na de implementatie voor de afdeling Financiën, was Personeel en Organisatie (P&O) aan de beurt. Deze afdeling beschikt nu over een QlikView Business Discovery oplossing die inzicht geeft in het ziekteverzuim en het personeelsbestand.
Het personeelsdashboard is door Victa geïmplementeerd. Mark Smit: “Wij zijn bij Victa QlikView solutions terechtgekomen via een Europese aanbesteding. Victa heeft deze aanbesteding gefundeerd. Het mooie aan de service van Victa is, dat zij naast een volledig technische implementatie, tevens een esthetische visuele presentatie neerzetten. Hierdoor kijken ook externe partijen graag op onze dashboards mee. De kleurstellingen, vormgeving en technische mogelijkheden geven echt een wow-effect. Victa voelde onze behoefte goed aan en hebben hun expertise op het gebied van onder andere ERP-applicaties bewezen.”